Navodila za ročno šivanje map, listov in fasciklov z nitmi

Ko slišimo besedo "šiti", se večina ljudi spomni na stvari: hlače, rjuho, blazino, prevleko za blazino, jakno ali celo mehko igračo. Le malo ljudi se zaveda, razen če so seveda pisarniški delavci, da lahko šivate tudi dokumente. Včasih je to veliko pomembnejše od šivanja prevleke za odejo. Kot veste, so skoraj vse organizacije in podjetja že prešle na interno elektronsko upravljanje dokumentov pri sodelovanju z izvajalci in celo pri vlaganju davčnih napovedi o dohodnini in sodnih odločb.

Kljub splošni informatizaciji so papirni dokumenti še vedno pomembni za pravne osebe. Da se papirji ne bi izgubili ali pomešali, jih je treba zvezati. Kljub navidezni preprostosti postopka je to zelo pomembno, zato mora vsak vedeti, kako pravilno ročno zvezati dokumente in kako vložiti zadeve. Več o tem spodaj.

Kateri dokumenti so šivani v pisarniškem delu

Dokumente je treba sešiti skupaj, da se ne izgubijo ali zamenjajo, poleg tega pa se zaradi ogromne količine dokumentacije po potrebi sešijejo, kar pomaga preprečiti zmedo.

Običajno se šivajo tisti dokumenti, ki jih je treba predložiti arhivu, poslati v poročilo ali ki imajo za lastnika posebno vrednost.

Seznam papirjev, ki jih je treba brezhibno sešiti:

• Preverjanje;
• Arhivsko;
• Računovodstvo;
• Osebje.

Materiali, potrebni za šivanje dokumentov z nitmi

Če dokumente šivate po klasični metodi, morate imeti s seboj naslednje materiale:

• Ovitki. Obstajajo tri vrste: navadni - velikost takšnih ovitkov je 22,9 x 32,4 cm (ta velikost je primerna za standardni dokumentarni papir formata A4); nestandardni - ovitki te vrste se uporabljajo, kadar se velikost papirjev razlikuje od standardne; za arhivsko shranjevanje - takšni ovitki se izdelujejo v velikem številu formatov (izdelani so iz zelo trdega kartona, kar prispeva k dolgoročnemu shranjevanju dokumentacije).
• Potrditveni list. Ko je dokumentacija v celoti sešita in oštevilčena, je potrebno narediti certifikacijski napis. Naredi se na ločenem listu papirja in se nahaja na hrbtni strani zadnjega lista mape. Listek je treba prilepiti s posebnim lepilom, da sčasoma ne odpade.
• Škarje in lepilo.
• Luknjač.
• Igle različnih velikosti, nit, šilo, vrv ali vrvica.

V običajnem primeru so listi dokumentov pritrjeni z nitmi. Tako se poveže majhen kup papirja. Za to vrsto šivanja se običajno uporabita igla in luknjač za pisarniški material, nato pa se nit pritrdi s podpisno nalepko, ki označuje, da je dokumentacija overjena. Za pritrditev več listov papirja se uporablja debela vrvica ali izvijač.

Kako pravilno šivati ​​dokumente: Navodila po korakih

Obstaja več možnosti za šivanje datotek in dokumentacije. Razlike med njimi so v tem, da imajo vse metode različno število lukenj in razdaljo med njimi.

V dveh luknjah

Najbolj poenostavljena metoda. Primerna je za prispevke, ki ne bodo predloženi v obravnavo pozneje. Če želite to narediti, morate storiti naslednje:

1. Natisnite in prepognite liste po vrstnem redu;
2. Za ustvarjanje majhnih lukenj uporabite luknjač;
3. Napeljite nit skozi luknje, tako da bo na sprednji strani prostor za vozel;
4. Iz šivalnega lista izrežite majhen list in ga prilepite na vrh vozla, tako da konci niti štrlijo izpod njega.

V treh luknjah

Najprej označite mesta potrebnih lukenj, po možnosti na sredini, razen če ni drugače določeno. Luknje naj bodo enakomerno razporejene in vzdolž levega roba dokumentacije. Nato naredite naslednje:

1. Z iglo naredite luknjo na sredini leve strani lista, tako da igla vstopi z zadnje strani in izstopi s sprednje strani.
2. Naredite drugi vbod. Igla mora vstopiti s sprednje strani in izstopiti z zadnje strani.
3. Naredite tretjo luknjo. Igla naj vstopi z zadnje strani in izstopi s sprednje.
4. Iglo ponovno napeljite skozi prvo luknjo in zavežite vozel, tako da ostane približno 7 cm dolg rep.
5. Prilepite list z vdelano programsko opremo.
6. Naročite se.

V štirih luknjah

Pogosto zahtevajo šivanje v več kot 3 luknje. Postavlja se vprašanje, kako šivati ​​ovitke z nitmi v 4 luknje. Zaporedje dejanj, če morate ugotoviti, kako šivati ​​ovitke v 4 luknje, je naslednje:

1. Z iglo naredite luknje;
2. Iglo vstavite z napačne strani skozi luknjo številka dve;
3. Napeljite niti skozi prvo luknjo na desni;
4. Nato igla gre v dve luknji na desni;
5. Nato igla gre v tretjo luknjo z desne;
6. Po tem pride do prehoda na levi protokol;
7. Premikamo se k tretji luknji;
8. Na hrbtni strani je potrebno narediti izhod in ga zavarovati z vozlom.

V petih luknjah

Ta metoda se redko uporablja. Običajno so potrebne 3-4 luknje. Povečanje na 5 lukenj pomeni, da je takšna dokumentacija zelo pomembna in zahteva strogo poročanje.

Algoritem za vdevanje niti v iglo je odvisen od števila lukenj:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Zadnji korak je pritrditi nit z vozlom.

Značilnosti utripanja dokumentov: koristni nasveti

Preden začnete delati na šivanju dokumentov, se morate seznaniti z vsemi pravili in posebnostmi ter preučiti standardne zahteve za ta postopek. Potrditveni list se prilepi na vozel in nit, pri čemer se za to uporabi lepilo v stiku ali PVA. Nato se na list namesti podpis vodje ustanove, datum šivanja in pečat podjetja.

Obstaja ogromno različne dokumentacije, ki jo je treba prav tako vezati. To vključuje fotografije, risbe in diagrame. Takšni dokumenti zavzemajo celotno površino lista, zato jih je treba oštevilčiti na hrbtni strani. Pri zemljevidih ​​in risbah se uporabljata dva lista A4, vendar sta oštevilčena z isto številko, vsak uporabljeni list pa je naveden v opombi.

Kako oštevilčiti liste

Preden začnete oštevilčevati liste, morate preučiti več pogojev:

• Številčenje se začne z ena, z uporabo arabskih številk;
• Če je ovojnica s pismi, se najprej oštevilči ovojnica sama, nato pa vsi ostali priloženi dokumenti;
• Ko so dokumentaciji priloženi drugi dokumenti, ki že imajo številke, jih je treba še vedno označiti po vrstnem redu;
• Številke listov morajo biti nameščene v zgornjem desnem kotu vsakega lista, ne da bi pri tem poškodovale besedilo dokumenta;
• Številčenje za inventar ni potrebno;

• Liste nestandardnega formata je treba razgrniti in šele nato oštevilčiti v zgornjem desnem kotu;
• Pri zemljevidih ​​in risbah se uporabljata dva lista formata A4, vendar sta oštevilčena z enako številko, vsak uporabljeni list pa je naveden v opombah;
• Kadar so fotografije in potrdila nalepljena samo na eni strani, so oštevilčena ločeno.

Kako overiti šivan dokument

Po končanem postopku je treba narediti overitveni napis. Napisati ga je treba na ločenem listu in ga namestiti na zadnji list že pripravljenih dokumentov. Napis mora vsebovati število vseh oštevilčenih strani, ki so bile zvezane, ter opisati stanje dokumentov, morebitne madeže ali raztrgane liste. Napis podpiše in overi vodja organizacije, pri čemer navede svoj položaj in dešifriranje podpisa.

Napis o potrditvi je treba nalepiti z visokokakovostnim lepilom, da ostane zanesljiv tudi po daljšem časovnem obdobju. Potreben je tudi pečat, ki mora zajeti ne le napis, temveč tudi del lista dokumenta.

Regulativni akti o utripanju dokumentov

V nekaterih primerih, na primer, če so dodatki, je dovoljeno uporabiti črkovno oštevilčenje. Pomembno si je zapomniti, da so številke nameščene v zgornjem desnem kotu. Po klasični metodi so listi pritrjeni z nitjo, če gre za majhno količino papirjev. Pri tej metodi se uporablja luknjač ali igla.

Nalepke zaupanja ni mogoče lepiti s samolepilnim materialom in silikatnim lepilom ali lepilom v stiku. Poleg teh priporočil obstaja še vrsta drugih industrijskih predpisov, ki določajo pravila za šivanje poslovnih dokumentov.

Torej, razmislili smo o tem, kako pravilno ročno šivati ​​mape z iglo in nitjo ter šivati ​​liste s 4 ali več luknjami. Učenje šivanja map in drugih dokumentov s skritimi šivi ni težko.